Author: Joshua Luft

• Tucan.ai entwickelt hochpräzise KI-Algorithmen für Transkription und Gesprächszusammenfassungen.
• Erkennung von organisationsspezifischen Fachausdrücken, Dialekten und individuellen Spracheigenheiten steht im Fokus.
• Langfristig soll gesprochenes Wort in organisationsweiten Wissensdatenbanken silo-übergreifend verfügbar gemacht werden.

Berlin, 17. April 2023.  Die KI-basierte Software identifiziert die unterschiedlichen Sprecher:innen in einer Konversation, transkribiert und fasst das Gespräch zusammen. Aktuell kann dafür der Tucan.ai-Bot direkt einem (Online-)Meeting auf Zoom, Teams oder Google Meet hinzugefügt oder eine Aufzeichnung hochgeladen werden.

Seit Beginn dieser Woche fasst das Programm Gespräche nicht nur als Fließtext zusammen, sondern gliedert die wichtigsten Inhalte zusätzlich in Bullet Points. Dabei erkennt die Lösung von Tucan.ai mittels KI-gestützter Sprachtechnologie organisationsspezifische Fachausdrücke, Dialekte und individuelle Spracheigenschaften präzise – alles zu 100 Prozent datenschutzkonform. Die langfristige Vision: Die gesamte organisationsinterne verbale Kommunikation soll in Wissensdatenbanken verfügbar gemacht werden.

„Mit unserer Lösung haben wir einen Nerv getroffen”, sagt Lukas Rintelen. Gemeinsam mit Florian Polak und Michael Schramm gründete er Tucan.ai 2020. „Der Kostenfaktor Meeting ist immens. So eine Besprechung, an der Führungskräfte teilnehmen, kann schnell über 1.000 Euro pro Stunde kosten. Die Kosten für die Vorbereitung, zum Beispiel die Suche nach Informationen oder die Erstellung des Protokolls, kommen hier noch on top. Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland verbringen circa vier Prozent ihrer Arbeitszeit mit diesen administrativen Aufgaben, was einem Produktivitätsverlust von  etwa 28 Milliarden Euro pro Jahr entspricht.”

Die Idee für Tucan.ai entstand mehr oder weniger zufällig. Lukas Rintelen und Florian Polak entwickelten 2018 eine Software, die Podcasts thematisch durchsuchbar macht. Als die jungen  Gründer plötzlich selbst bis zu 18 Stunden pro Woche in Meetings verbrachten, entstand die Idee für Tucan.ai. Basierend auf ihrem Know-How entwickelten sie mit CTO Michael Schramm an Board eine Anwendung, die administrativen Aufwand in Organisationen minimiert und Mitarbeiter:innen so die Möglichkeit gibt, sich auf die wichtigen Aufgaben und Inhalte zu konzentrieren.

Tucan.ai zählt bereits mehrere deutschsprachige Behörden, Marktforschungsinstitute und Medienunternehmen zu seinen Kunden.

Über Tucan.ai

Das Unternehmen mit Sitz in Berlin wurde 2020 von Lukas Rintelen, Florian Polak und Michael Schramm gegründet. Tucan.ai entwickelte seither eine KI-Software, die verbale Kommunikation transkribiert und zusammenfasst. Darauf basierend soll langfristig eine KI für die Erstellung und das Management von organisationsweiten “Gesprächsdatenbanken” gebaut werden. Einige namhafte Unternehmen, wie etwa Axel Springer und Porsche (APX), Telefónica Deutschland (Wayra), IBB Berlin (IBB Ventures) und Faraday Venture Partners haben bereits in das junge Startup investiert. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte tucan.ai.

Software wurde in der Vergangenheit, wie im Falle bytec, häufig individuell entwickelt, um spezielle Anforderungen eines Unternehmens unterstützen zu können. Im Bereich buchhalterischer Prozesse wird es dabei jedoch immer schwieriger, den steigenden rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Insbesondere muss bei voranschreitender Digitalisierung die Revisionssicherheit aufbewahrungspflichtiger bzw. aufbewahrungswürdiger Unterlagen in digitaler Form laut GoBD sichergestellt werden. Dies ist heutzutage für individual entwickelte Buchhaltungssoftware nicht mehr realisierbar.

Aus diesen Gründen war bei bytec ein Wechsel auf eine moderne, rechtskonforme Standardsoftware für Finanzbuchhaltung unumgänglich. Die Herausforderung bestand vor allem darin, ein flexibles System zu finden, das die speziellen Anforderungen erfüllt und sich gleichzeitig gut an die weiterhin bestehende, LINUX-basierte Individualsoftware im Bereich Warenwirtschaft anbinden lässt. Ebenso mussten sich die umfassenden Stamm- und Bewegungsdaten effizient aus dem bestehenden Programm in die neue Software überspielen lassen.

Unmittelbar nach Entscheidung zugunsten von FibuNet wurde mit der Konzeption der Altdaten-Migration begonnen. Dies betraf alle Wirtschaftsjahre seit 2002 mit bis zu 200.000 Einzelbuchungen pro Jahr. Für die Konvertierung und den Transfer der Altdaten in die FibuNet- Software wurde eine individuelle Schnittstelle programmiert. Herausforderung war dabei, dass es im bestehenden Altsystem keine OP-Führung im klassischen Sinne gab, sondern nur je ein Sammelkonto für Verbindlichkeiten und Forderungen. Die Daten für die bisher beim Steuerberater verwaltete Anlagenbuchhaltung wurden ergänzend im DATEV-GDPdU-Format über die speziell dafür in FibuNet verfügbare Schnittstelle importiert.

Für die Anbindung von FibuNet an das selbst entwickelte Warenwirtschaftssystem wird eine gesonderte Schnittstelle verwendet, um Stammdaten und Fakturadaten aus den laufenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen abzugleichen und in die FibuNet-Buchhaltungssoftware zu übertragen. Stammdaten und Buchungen werden dabei im Vorsystem für die Übergabe direkt im FibuNet-Format erzeugt.

Der Funktionsumfang der FibuNet-Software umfasst bei bytec aktuell neben der Finanzbuchhaltung die Anlagenbuchhaltung sowie das Modul Bankblitz XL zur automatisierten Erfassung und Bearbeitung von Bankbuchungen einschließlich der Auszifferung von offenen Posten. Ebenso die Kreditversicherungs-Schnittstelle, über die für rund 2.000 aktive Kunden an den Kreditversicherer die aktuellen Forderungsdaten überspielt werden, damit die Prämien für die Kreditversicherung korrekt abgerechnet werden können.

Einer der nächsten Schritte ist die Implementierung der FibuNet-Kostenrechnung. Weil es bei bytec bislang keine gesonderte Kosten- und Leistungsrechnung gab, müssen dafür zunächst noch die spezifischen Abläufe einschließlich Kostenstellenstruktur und Kostenschlüsselung vorkonzipiert werden. Für eine Reihe von individuellen Auswertungen aus dem Datenbestand der Warenwirtschaft ist die Controlling-Lösung FibuNet-webBI in der lizenzrechtlich erweiterten Jedox-Variante bereits im Einsatz.

Die Windows-basierte FibuNet-Lösung wird als SaaS komplett bei der Luithle & Luithle GmbH IT-Services gehostet. Dies ermöglichte es, FibuNet auf elegante Art und Weise in die LINUX- basierte Systemlandschaft von bytec einzubinden. Damit konnte es vermieden werden, Windows-Server als zusätzliche Systemlandschaft vor Ort installieren zu müssen.

Laut Herrn Dominik Steinhardt, Leiter Finanzen und Rechnungswesen bei der BYTEC Bodry Technology GmbH, hatten sich alle Beteiligten im Unternehmen die Einführung der neuen Standardsoftware viel schwieriger vorgestellt. Die Tücken des selbst entwickelten Altsystems waren bekannt. Beispielsweise hatte man nicht damit gerechnet, dass die Zahlungsläufe auf Anhieb korrekt funktionieren: „Wir alle waren vom Projektverlauf positiv überrascht. Wir haben mit FibuNet das sichere Gefühl, dass sich systemseitig keine Fehler in die Buchhaltungsdaten schleichen. Zudem geht jetzt vieles, was früher manuell gemacht werden musste, automatisiert und damit erheblich schneller.“

WEITERE INFORMATIONEN

In einer digitalen und innovativen Welt müssen Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren und sich ständig neuen Herausforderungen stellen. Die Suche nach qualifizierten Fachkräften, der Druck zur Innovation und umständliche Digitalisierungsprozesse sind nur einige Beispiele dafür. Eine langfristige Strategie und effiziente Planung sind daher unerlässlich, um am Markt erfolgreich zu bestehen. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf die elektronische Abwicklung von Rechnungsprozessen, um den Verpflichtungen innerhalb und außerhalb von Deutschland nachzukommen und um Ressourcen zu schonen und Prozesse zu beschleunigen. CapeVision hat sich auf diesen Bereich spezialisiert und bietet eine ganzheitliche Lösung für das digitale Rechnungswesen an. Das Unternehmen hat sich zu einem wichtigen Player in diesem Marktsegment entwickelt und verändert traditionelle Rechnungsprozesse.

CapeVision entwickelt Software und IT-Dienstleistungen für das Rechnungswesen. Unter dem sogenannten SmartPath® wird der komplette Prozess vom Rechnungseingang und Rechnungsausgang automatisiert. Dazu kommt eine umfassende Beratung und Strategieentwicklung. SmartPath® ist die Antwort auf die wachsenden Anforderungen im digitalen Zeitalter und bietet eine umfassende Palette an Dienstleistungen und Optionen für die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten. Das Angebot umfasst nicht nur die einfache Übertragung und Validierung von Daten, sondern auch die Signierung, Verifikation, Transformation und Archivierung von Dokumenten. Die Integration von SmartPath® verläuft nahtlos und bequem. Zusätzlich wird SmartPath® auf die Bedürfnisse der einzelnen Kunden zugeschnitten und ermöglicht einen systemunabhängigen Datenaustausch. Als offizieller Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) Access Point können elektronische Rechnungen außerdem unkompliziert an öffentliche Auftraggeber gesendet und empfangen werden. CapeVision nutzt Peppol zum Empfang und Versand der XRechnung sowie zahlreicher internationaler Formate wie BIS Billing 3.0.

Automatisierung nutzen und am Ball zu bleiben

Die Digitalisierung des Rechnungswesens bietet viele Vorteile für mittelständische Unternehmen. Verbesserte Effizienz, Kostenreduktion, Fehlerreduktion, Transparenz, schnellere Zahlungsabwicklung, keinen Medienbruch innerhalb eines Prozesses, Umweltfreundlichkeit und bessere Kundenbindung sind nur einige davon. Unternehmen, die diese Vorteile nutzen, können wettbewerbsfähiger werden und ihr Geschäft erfolgreicher gestalten. Sie legen damit den Grundstein für eine beständige und zukunftsfähige Finanzabteilung.

Rechnungsversand ins Ausland

Die Einführung von E-Invoicing für deutsche Unternehmen, die ins Ausland liefern, kann aufgrund unterschiedlicher steuerlicher, rechtlicher und technischer Anforderungen auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Denn in Länder wie Italien, Luxemburg, Spanien, Belgien, Polen, Frankreich, Kroatien oder die nordischen Staaten ist es deutschen Unternehmen größtenteils nur noch möglich, B2G (Business-to-Government)- und B2B (Business-to-Business)-Rechnungen in elektronischer Form zu stellen.

Dies kann für deutsche Unternehmen, die ins Ausland liefern, verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Die technischen Anforderungen für E-Invoicing können von Land zu Land unterschiedlich sein. Deutsche Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Invoicing-Lösung mit den technischen Anforderungen des Zielmarktes kompatibel ist. Dies sollte vorab sichergestellt werden. Außerdem sollten sich Unternehmen vorab vergewissern, dass ihre Rechnungen in der Sprache des Ziellandes verfasst sind, um sicherzustellen, dass sie rechtlich und steuerlich anerkannt werden.

Jedes Land hat eigene gesetzliche Vorschriften, die den elektronischen Rechnungsverkehr regeln. Es ist daher besonders wichtig, diese Vorschriften sorgfältig zu prüfen und sicherstellen, dass die Rechnungen des jeweiligen Unternehmens den lokalen Anforderungen entsprechen. Dazu kommen die unterschiedlichen Steuervorschriften, die den Umgang mit E-Invoices regeln. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnungen den lokalen steuerlichen Anforderungen entsprechen. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung können dazu beitragen, diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.

Arbeitszeit richtig und effizient nutzen

Einer der wichtigsten Vorteile ist die enorme Zeitersparnis. Durch die elektronische Rechnungsstellung kann der Prozess automatisiert und somit beschleunigt werden. Im Vergleich zu manuellen Methoden ist das Verfahren schnell und effizient. Dadurch können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die anderweitig genutzt werden können. Auch die Kostensenkung ist ein großer Vorteil beim E-Invoicing. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck und Porto. Unternehmen können dadurch erhebliche Einsparungen erzielen und ihre finanzielle Situation langfristig verbessern. Auch die Personalausgaben können erheblich reduziert werden. Zum einen müssen nicht mehr aufwendige Stellenausschreibungen veröffentlicht werden und andererseits werden keine ausgebildeten Fachkräfte benötigt. Ein weiterer Nutzen der automatisierten Rechnungsstellung ist die Reduzierung von Fehlern. Elektronische erstellte Rechnungen weisen weniger Fehler auf und sind genauer als händisch verfasste Rechnungen, was schließlich zu einer besseren Buchführung führt. Unternehmen können so ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Genauigkeit ihrer Finanzdaten erhöhen.

Intern und extern: Mehr Transparenz und Compliance durch Digitalisierung

Eine erhöhte Transparenz und Compliance sind wesentliche Vorteile, die Unternehmen durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erzielen können. Durch die Automatisierung haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen, was eine bessere Kontrolle und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und steuerrechtlichen Anforderungen wird erleichtert. Es werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Rechnungen können leichter archiviert und aufbewahrt werden, was die interne Compliance optimiert. Ebenso können schnellere Zahlungsabwicklungen zu einer verbesserten Liquidität und Finanzplanung beitragen, wodurch Unternehmen ihre Finanzen besser im Griff behalten und ihre Geschäftsziele schneller erreichen können.

Umweltfreundliches und kundenorientiertes Arbeiten

Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist nicht nur eine umweltfreundliche Option, sondern auch eine kundenorientierte Strategie. Elektronische Rechnungen sind umweltfreundlicher als Papierrechnungen, da sie weniger Papier, Tinte und Transport erfordern. Unternehmen können dadurch ihre CO₂-Emissionen reduzieren und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Schnellere und effizientere Rechnungsstellungsprozesse können auch zur Verbesserung der Kundenbindung und Zufriedenheit beitragen. Kunden schätzen es, wenn sie ihre Rechnungen schnell und einfach erhalten und begleichen können, was zu einem besseren Kundenverhältnis und schlussendlich einem verbesserten Geschäftserfolg führen kann.

Vattenfall Real Estate Energy GmbH machts vor

Besonders bei großen Unternehmen sind klare Strukturen und effiziente Arbeitsprozesse essenziell. Die Vattenfall Real Estate Energy GmbH setzt seit einigen Jahren auf CapeVision als Partner für die elektronische Rechnungsausstellung. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und der vertraglichen Grundlage für viele Kunden aus der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft spielen auch Kostenersparnisse eine wichtige Rolle. Für viele Kunden der Vattenfall Real Estate Energy GmbH war elektronische Rechnungserstellung eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Durch die Zusammenarbeit mit CapeVision kann Vattenfall Real Estate Energy GmbH ihren Kunden eine schnellere und effizientere Abwicklung der Rechnungsstellung bieten.

„In Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, schnell und kompetent auf individuelle Kundenwünsche und auch gesetzliche Vorgaben reagieren zu können. CapeVision als erfahrener und flexibler Partner bietet uns und unseren Kunden mit SmartPath eine Möglichkeit, dies zu erfüllen.“ – Sabrina Möbius, Produktmanagerin bei Vattenfall Real Estate Energy GmbH.

Der Geschäftsführer: Marcus Jeschke

Marcus Jeschke schloss erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung bei der Axel Springer Verlag AG ab und studierte anschließend Mathematik an der Humboldt-Universität zu Berlin. Danach war er 11 Jahre als Programmierer von Datenbank-Applikationen, Spezialist für Reportings und Projektleiter bei einem Unternehmen für Kundenbindungssysteme tätig. Im Anschluss daran wechselte er in die Energiebranche zu einem Beratungsunternehmen, wo er zuletzt als Prokurist und Director of Operations die Bereiche Vertrieb, IT, technische Infrastruktur und operatives Geschäft verantwortete. Seit Oktober 2018 ist der gebürtige Berliner neuer Geschäftsführer bei CapeVision und setzt dort den Fokus auf Vertrieb und Bestandskundenbetreuung.

WEITERE INFORMATIONEN

Nicht nur der Datenschutz ist bei Google Analytics und anderen US-Tools immer wieder Thema. Nun steht eine weitere Herausforderung bevor: Google Analytics 4. Die Umstellung erfordert technischen Aufwand und historische Daten können nicht importiert werden.
Ist es also an der Zeit, nach einer alternativen Lösung zu suchen? Erfahren Sie hier, wieso Sie über einen Wechsel nachdenken sollten und welche Optionen Ihnen helfen können, Ihre Webseite oder App datenschutzkonform und zukunftssicher zu analysieren.

Umstellung auf Google Analytics 4

Google Analytics 4 (GA4) ist die neueste Version von Google Analytics und löst Universal Analytics (UA) am 01. Juli 2023 endgültig ab. Ab diesem Zeitpunkt werden keine neuen Daten mehr in UA erfasst und bis Jahresende werden die historischen Daten gelöscht.
Das macht den Wechsel auf GA4 notwendig – Unternehmen können diese Gelegenheit aber auch nutzen, um alternative Lösungen zu implementieren, denn Google Analytics 4 kommt in einigen Herausforderungen daher:

Lernkurve: GA4 ist zwar der Nachfolger von UA, gleichzeitig aber auch eine grundlegend neue Plattform, die erhebliche Anpassungen erfordert und erlernt werden muss.

Datenverlust: Historische Daten von UA werden gelöscht, können aber gleichzeitig nicht in GA4 importiert werden. Um diese Daten nicht zu verlieren, müssen sie exportiert werden. Analysen, die auf diesen Daten aufbauen, sind dadurch erschwert. Und auch zukünftig wird die Analyse begrenzt sein, denn Daten werden in GA4 nur für maximal 14 Monate gespeichert. Ältere Daten können zwar betrachtet werden, allerdings nur für aggregierte und benutzerdefinierte Berichte. Detaillierte Analysen und umfangreiche Reportings stoßen hierbei schnell an ihre Grenzen.

Neue Tracking-Methoden: Das zugrundeliegende Tracking-Konzept ändert sich. GA4 basiert auf Ereignissen und Parametern. Unternehmen können ihr bestehendes Tracking-Konzept daher nicht einfach kopieren, sondern müssen es von Grund auf neu aufbauen, um die Vorteile der neuen Plattform voll auszuschöpfen.

Datenschutzbedenken: Durch die umfangreichen Befugnisse von US-Behörden können die Anbieter kein Datenschutzniveau garantieren, das mit der DSGVO kompatibel ist. Dadurch ist die legale Umsetzung schwierig bis unmöglich.

Integration mit Drittanbieter-Tools: Für Unternehmen, die zahlreiche Integrationen mit anderen Analyse-, Marketing- oder CRM-Tools eingerichtet haben, kann der Wechsel zu einem anderen Tracking-Tool möglicherweise bessere oder nahtlosere Integrationen ermöglichen. Vor allem, wenn die Integration mit GA4 zusätzliche Anpassungen oder Neukonfigurationen erfordert.

US-Tools & der Datenschutz

Seitdem das Privacy Shield für ungültig erklärt wurde, ist die datenschutzkonforme Nutzung von US-Tools wie Google Analytics für viele Unternehmen immer wieder Thema. Im Oktober 2022 wurde in den USA ein Dekret erlassen, durch das der Datenschutz verbessert werden soll.
Damit der Datentransfer in die USA nun wieder leichter wird, muss die Europäische Kommission das Datenschutzniveau für angemessen befinden. Ein entsprechender Angemessenheitsbeschluss liegt dem Europäischen Datenschutzausschuss seit Dezember 2022 vor.
Derzeit ist noch unklar, ob und wann der Beschluss in Kraft tritt. Einige Vermutungen deuten auf den 01. Juli 2023 hin. Aber bereits jetzt haben Datenschützer angekündigt, Widerspruch gegen den Beschluss einzulegen, sollte er akzeptiert werden. Sie kritisieren, dass sich das Datenschutzniveau nur unwesentlich verbessert hat und nicht im Einklang mit der DSGVO steht. Ob der Beschluss dem EuGH standhält, bleibt offen.

Welche Vorteile bieten alternative Tools?

Langfristig kann niemand sagen, inwieweit Google Analytics bedenkenlos von Unternehmen in Deutschland genutzt werden kann. Der neue Angemessenheitsbeschluss stellt zwar einen Schritt in die richtige Richtung dar, steht jedoch auf unsicherem Fundament. Zudem lässt sich nicht vorhersagen, ob Google in einigen Jahren wieder grundlegende Änderungen umsetzt, die Unternehmen erneut vor die Herausforderung stellen, von Grund auf neu zu beginnen.
Daher kann es sinnvoll sein, alternative Analysetools wie econda Analytics in Betracht zu ziehen, die mehr Sicherheit, Kontrolle und Flexibilität bieten, um den zukünftigen Anforderungen im Bereich Datenschutz und Webanalyse besser gerecht zu werden. Dazu gehören unter anderem:

Hohes Datenschutzniveau: Eine der wichtigsten Anforderungen ist die Einhaltung der deutschen und europäischen Datenschutzgesetze. Bei europäischen Anbietern werden die erfassten Daten in der Regel innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet, was ein höheres Datenschutzniveau gewährleistet. Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, dass die Datenschutzstandards von unabhängigen Institutionen wie dem TÜV zertifiziert sind, um zusätzliche Sicherheit zu bieten.

Daten ohne Consent: Einige Analysetools ermöglichen eine eingeschränkte, datenschutzkonforme Datenerfassung auch ohne explizite Einwilligung der Nutzer. Zum Beispiel bietet econda Analytics die Möglichkeit einer anonymen Messung, bei der nur Daten ohne Personenbezug erfasst werden, wie Seitenaufrufe oder Verweildauer. Auf diese Weise können Unternehmen auch ohne ausdrückliche Zustimmung der Nutzer statistische Auswertungen ihrer Marketingaktivitäten und des Nutzerverhaltens durchführen, ohne gegen Datenschutzvorschriften zu verstoßen.

Umfassende Rohdaten: Direkter Zugriff auf Rohdaten und Schnittstellen zu Business-Intelligence-Tools ermöglichen flexible Analysen, die an Unternehmensbedürfnisse angepasst werden können und einen höheren Wert für das Unternehmen haben.

Vollständige User Journey: Viele alternative Analysetools erleichtern das Verfolgen von Nutzerinteraktionen über mehrere Geräte und Sitzungen hinweg. Dadurch erhalten Unternehmen ein umfassendes Verständnis der gesamten User Journey und können dadurch gezieltere Marketingmaßnahmen und Verbesserungen ihrer Website oder App vornehmen. Diese detaillierten Einblicke in das Nutzerverhalten ermöglichen es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Service und Support: Spezialisierte Teams von Daten- und Produktexperten unterstützen Unternehmen durch persönliches Onboarding, individuelle Konfiguration, professionellen Service, Schulungen und Workshops. Die enge Zusammenarbeit mit einem solchen Expertenteam macht die Implementierung und Nutzung der Analyseplattform einfacher und effektiver, wodurch Unternehmen ihre Ziele schneller und effizienter erreichen können.

Data Ownership: Wenn Unternehmen die volle Kontrolle über sämtliche erfasste Daten haben, haben sie direkten Einfluss auf Datenschutz und Datensicherheit und sind nicht von Dritten abhängig.

WEITERE INFORMATIONEN

Im Darknet kaufen und verkaufen Cyberkriminelle gestohlene Daten. Eine breit angelegte Studie zeigt auf, wie viele Unternehmen und staatliche Einrichtungen von Datenlecks im Darknet betroffen sind.

München/Marquartstein, 27. März 2023 – Die Sicherheitsforscher von Botiguard aus Bayern suchten nach Unternehmen im Darknet und nach Datenlecks. Die breit angelegte Studie umfasste mehr als 26.000 Unternehmen aus 80 Branchen und Kategorien. Das Lagebild für Deutschland ist besorgniserregend und schlechter als bisher angenommen.

Datenlecks machen das Hackerleben einfacher

Im Laufe der Zeit hinterlassen Unternehmen und Mitarbeiter viele Datenspuren im Internet. Hacker sammeln diese Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammen und bieten diese im Darknet und auf illegalen Seiten an. Insbesondere nach einem Sicherheitsvorfall gelangen massenweise Daten ins Darknet. Mittlerweile sind riesige Datensammlungen entstanden, die fortlaufend um neue Einträge anwachsen und Millionen von Unternehmen betreffen. Dadurch sind glaubwürdige und wirkungsvolle Angriffe möglich, zum Beispiel gezielte Angriffe auf einzelne Mitarbeiter und leitende Angestellte, die IT-Infrastruktur oder klassisches Spam.

Risiko Partnerunternehmen und Lieferkette (Supply Chain)

In einer hoch-vernetzten Welt ist ein Sicherheitsvorfall bei einem Partnerunternehmen oder Zulieferer ebenfalls problematisch. Es können selbst dann Daten des eigenen Unternehmens abfließen, obwohl es um die Sicherheit im eigenen Unternehmen gut bestellt ist.
Beispiel: Ein Mittelständler nutzt ein Reisebüro zum Buchen von Geschäftsreisen. Die Mitarbeiter haben jeweils ein Benutzerkonto, um sich am Geschäftsreise-Portal des Reisebüros anzumelden. Das Reisebüro wird nun gehackt. Durch diesen Vorfall gelangen verschiedene Mitarbeiter- und Zugangsdaten ins Darknet, obwohl es um die IT-Sicherheit im eigenen Unternehmen gut bestellt ist. Noch komplexer wird es, wenn nachgelagert eine Fluggesellschaft oder Zwischenhändler gehackt wird.

Lagebericht: Börsennotierte Unternehmen und Energie besonders betroffen

58.5 % der untersuchten Organisationen waren von Datenlecks betroffen. Wenig überraschend, alle bereits durch Erpresser-Trojaner (Ransomware) gehackten Unternehmen waren auch von Datenlecks betroffen und stellten damit den ersten Platz auf. Auf Platz 2 landeten börsennotierte Unternehmen des DAX, TecDAX, MDAX und SDAX mit einer Trefferquote von 97 %. Doch diese verfügen in der Regel über eigene Krisenteams sowie Experten für IT-Sicherheit. Die Risiken sollten deshalb weitgehend bekannt und berücksichtigt sein. Auf Platz 3 folgten Energieunternehmen mit einer Trefferquote von 71 %. Darunter waren Stadtwerke und private Stromerzeuger. Gerade dieser Bereich ist durch BSI KRITIS Vorgaben streng reguliert. Für Details ist aber eine Zusammenarbeit mit Branchenvertretern und gegebenenfalls mit dem Bundesamt für Informationssicherheit notwendig. Im TOP 10 Ranking sind die Branchen aufgeführt, die am meisten von Datenlecks betroffen waren.

Die größten Funde

Der größte Fund galt einem börsennotierten Mischkonzern mit mehr als 300.000 durchgesickerten Datensätzen. Im staatlichen Bereich war eine mitteldeutsche Stadtverwaltung mit knapp 48.000 Treffern am auffälligsten. Bei den Hilfsorganisationen stach eine internationale tätige Hilfsorganisation mit mehr als 6200 Datensätzen hervor.

7-fach höheres Risiko

Im Rahmen der Studie wurde erforscht, welches Risiko Unternehmen haben einen Angriff durch Erpresser-Trojaner (Ransomware) zu erleiden, wenn diese auch von Datenlecks betroffen sind. Hierzu wurden zwei Gruppen gebildet. Die erste Gruppe stellten 56 bereits gehackte Unternehmen dar. Eine Kontrollgruppe von 59 nicht gehackten Unternehmen bildete die zweite Gruppe. Unternehmen, die von Datenlecks betroffen sind, haben ein 7- fach höheres Risiko, auch von Cyberkriminellen erpresst zu werden.

So können sich Unternehmen und Einzelne schützen

Unter anderem sollten Unternehmen darauf achten, dass Cybersicherheit ein Kaufkriterium ist. Von Geschäftspartnern und Software-Anbietern sollten vertragliche Zusagen für die IT-Sicherheit eingeholt werden. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, die auch Datenlecks berücksichtigen, bringen ebenfalls einen effektiven Schutz. Die Suche nach Datenlecks im Darknet sollten jedoch externe Dienstleister übernehmen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Mitarbeiter und Privatpersonen sollten stets unterschiedliche Passwörter je Benutzerkonto verwenden. Ein Passwortmanager ist nach einer kurzen Eingewöhnungsphase sogar komfortabler. Mittlerweile bieten viele Anbieter eine 2-Faktor-Authentifizierung an. Solche Angebote sollten unbedingt genutzt werden.

Fazit

Das Lagebild für Deutschland ist düsterer als bisher angenommen. Bisherige Schätzungen sahen eine Trefferquote von 40 % als hoch an. Tatsächlich stellt dies das untere Ende dar. Die Studie berücksichtigte Daten, die vor mehreren Wochen oder auch Jahren durchgesickert waren. Obwohl der überwiegende Teil der Datenlecks nicht brandaktuell ist, empfehlen wir Unternehmen, den aktuellen Status zu erheben und daraus für die Zukunft zu lernen. Auch Hacker müssen wirtschaftlich arbeiten und suchen zuerst in vorhandenen Datenlecks. Selbst wenn nur 10 % der Daten noch verwertbar wären, sind das womöglich 5000 Eintrittstore für gezielte Angriffe auf Mitarbeiter, Wirtschaftsspionage oder Lösegeld- Erpressung.

Studienbericht

Der Studienbericht kann bei Botiguard auf der deutschsprachigen Seite unter www.botiguard.net/de angefordert werden. Im Studienbericht sind Einzelwerte zu allen untersuchten Branchen und Kategorien ersichtlich. Staatliche Stellen und Polizeiarbeit unterstützen wir gerne jederzeit.

Covid19 und Post-Pandemic-Restart, der Krieg in der Ukraine, Energie- und Klimakrise, dazu Lieferkettenprobleme, Zinsanstieg, Inflation – Krisen sind das „New Normal“ und Unternehmer müssen sich fast täglich neuen Herausforderungen stellen. Dennoch: die drohende Rezession im Winter 2022/2023 fiel dabei weit geringer aus als ursprünglich befürchtet. Besonders der IT-Sektor erweist sich dank des Megatrends der Digitalisierung als nahezu krisensicher. Trotzdem zeigt sich das M&A- Geschehen auch hier sensibel. Finanzinvestoren sondieren ihre Targets deutlich genauer als noch zu den Boom-Zeiten in den letzten drei Jahren. Doch was genau bedeutet das für Verkäufer? Wurde die Chance verpasst, in den M&A-Markt einzusteigen? Kommen jetzt die Schnäppchenjäger? Müssen Unternehmer nun wieder lange auf den nächsten Aufschwung warten? Wie sich auch in vermeintlich schwierigen Zeiten Verkäufe vorbereiten lassen und worauf die Erfolgsfaktoren beruhen, erklärt Ralf Heib, Geschäftsführer der matchIT.

Der globale M&A-Markt reagiert empfindlich auf Krisen und Konjunkturschwankungen. Das haben die letzten Jahre deutlich gezeigt. Steigende Zinsen und höhere Risikoprämien wirken bremsend auf die Finanzierung von Transaktionen. Multiples stehen dann unter Druck, Investoren agieren vorsichtiger. Den Zahlen von GlobalData Thematics Intelligence zufolge gingen zu Beginn der Corona-Krise sowohl die Anzahl als auch der Gesamtwert der Transaktionen stark zurück (Corona-Delle Feb/2020). Nach einer kurzen Schockstarre stiegen die Transaktionen dann aber wieder sprunghaft über mehrere Quartale an (bis Q4/21); bis der nächste Einbruch kam – hervorgerufen durch den Krieg in der Ukraine (Feb/2022). Davon konnte sich der Markt allerdings schnell erholen: schon im 2. Quartal stiegen die Transaktionen wieder deutlich an, nur um dann im Herbst erneut stark zurückzugehen.
Sicher ist also derzeit nur, dass nichts sicher ist. Krisen seien das New Normal, meint auch Ralf Heib, doch könnten durchaus Lehren aus der jüngsten Vergangenheit gezogen werden. „Große Deals wurden während der Corona-Hochphase sehr häufig und auch schnell gestoppt“, erklärt der erfahrene M&A-Berater. „Transaktionen im KMU-Bereich, also im sogenannten Small- und MidCap-Markt, verhalten sich hingegen deutlich resilienter gegenüber der Krise.“

Es dürfe auch nicht vergessen werden, dass dem eine lange Phase des Wachstums und der Stabilität voraus ging. Zuletzt hatte es eine ungewöhnlich hohe Nachfrage nach IT- Unternehmen gegeben. Der Verkäufermarkt dominierte das M&A-Geschehen. Aktuell findet das Käufer/Verkäufer-Verhältnis zu einer stärkeren Balance zurück. Die Analyse von Ralf Heib: „Wir kommen aus einem etwas überhitzten Verkäufermarkt, jetzt beginnen sich die Marktbedingungen etwas zu verschieben: Käufer sondieren ihre Targets wieder genauer und bemessen sie an den eigenen Geschäftsmodellen – das beeinflusst dann stark die Phase der Due-Diligence, die letztlich zum Kauf führen soll.“

Digitalisierung weiterhin starker Nachfragetreiber

Legt man den M&A-Fokus auf die Digitalbranche, so sorgt dort weiterhin der Megatrend der Digitalisierung für durchaus stabile Nachfrageverhältnisse. Immer wieder neue Treiber pushen den Markt, trotz oder gerade wegen der anhaltenden Krisenstimmung. So löste der Ukraine Krieg zuletzt eine starke M&A-Nachfrage für den Bereich Cyber-Security aus. Und auch Resilienz-Themen wie Nachhaltigkeit/ Sustainability oder Green IT sorgen aktuell für sehr viel Dynamik am Digitalmarkt.

Zudem ist auch der Fachkräftemangel gerade in der IT-Branche ein zusätzlicher Treiber für das M&A-Geschäft. „Das M&A-Geschehen im IT-Sektor zeigt sich nach wie vor vital und generiert gerade bei Small- und MidCap-Unternehmen weiterhin einen hohen Deal Flow“, so die Erfahrung des match.IT-Geschäftsführers Ralf Heib. „Potentielle Verkäufer sollten allerdings im Hinterkopf behalten, dass die Käufer vorsichtiger geworden sind und Multiples noch genauer bewerten. Sie müssen sich deshalb gezielt auf den Verkaufsprozess vorbereiten – am besten mit einer genau auf die Käufergruppe abgestimmten Verkaufsstrategie.“ Die Story ist also ausschlaggebend. Sie sollte möglichst gute Argumente zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens enthalten. „Aus Sicht des Eigentümers müssen potentielle Käufer sein Unternehmen wahrnehmen können, sie müssen die Vision dahinter verstehen. Im Kern geht es darum, welcher unmittelbare Nutzen aus dem Kauf generiert werden kann.“

Flexibilität zahlt sich gerade in Krisenzeiten aus

Die danach anstehenden Phasen der direkten Verkaufssituation sind dann etwas heikler. Verkäufer sollten sich kompromissbereit zeigen, wenn ein Käufer bspw. ein Risiko-Sharing verlangt. Flexibilität wird dabei wichtig, wenn es um Preisstrukturen geht, um die Abbildung variabler Preise, sogenannter Earn-out-Komponenten, mit denen die Position des Verkäufers und Käufers bei Bedarf ausbalanciert werden kann. „Werden diese Punkte berücksichtigt, haben IT-Unternehmen auch in Krisenzeiten gute Chancen auf dem M&A- Markt“, führt Ralf Heib aus. „Stimmt die Story und Positionierung des Unternehmens und zeigt sich der Verkäufer an den entscheidenden Stellen flexibel, dann sind die Verkaufschancen womöglich sogar noch höher als in den letzten drei Jahren, da die Käufer aktuell den Markt gezielt nach „Perlen“ absuchen.“

Die Liste potentieller Käufer

Wer eine gute Story verkaufen will, muss jedoch genau wissen, an wen sich diese richtet. Nach Ralf Heib positionieren sich derzeit mindestens fünf verschiedene Investorentypen am M&A-Markt. Da wäre zunächst das eigene Management ins Auge zu fassen. Hier fehlt es aber häufig an geeigneten internen Kandidaten, zumal ein sogenanntes Management Buy Out (MBO) meist nur bei kleineren Unternehmen zustande kommt, da dort das Finanzierungsvolumen nicht allzu hoch ist. Beim Management Buy In hingegen kommen auch größere Käufe zustande, da externe Kandidaten in der Regel über mehr Investitionskapital (auch durch Dritte) verfügen. Diese zum richtigen Zeitpunkt zu finden, ist aber häufig das Problem.

Mit 75-80% sind die strategischen Investoren (aus der eigenen Branche) die dominanteste Käufergruppe für mittelständische IT-Unternehmen. Dies können sowohl nationale als auch internationale Investoren sein, wobei letztere dafür bekannt sind, auch einen strategischen Uplift beim Preis zu bezahlen, wenn sie dadurch den Zugang in einen regionalen Markt erhalten. Bei beiden steht die Integrationsstrategie im Vordergrund, also die Antwort auf die Frage, wie das Unternehmen nach dem Kauf in die bestehende Gruppe des Käufers integriert werden soll. Hierbei ist auch immer die Rolle des Eigentümers zu klären. In den meisten Fällen verlässt dieser das Unternehmen nach einer abgestimmten Übergangsphase.

IT-Unternehmen werden aber auch zunehmend attraktiver für Investoren außerhalb der eigenen Branche. So wirkt auch bei den IT-Anwendungsunternehmen die Digitalisierung als starker Nachfragetreiber in Richtung M&A. „In dem Fall ist es sogar möglich, dass die eigenen Kunden als Käufer in Frage kommen“, so die Erfahrung von Ralf Heib. „Zumindest in der frühen Phase lohnt es sich, diese Optionen über die eigene Kernbranche hinweg näher in Betracht zu ziehen.“

Auch Private Equity-Gesellschaften, also Investoren, die Kapital aus Beteiligungsfonds investieren, drängen seit der Corona-Krise massiv in den IT-Markt. Mittlerweile haben sich schon etliche Spezialisten für die Digitalbranche herausgebildet, die es sowohl auf Software- als auch auf IT-Servicehäuser abgesehen haben. „Häufig herrschen beim Erstkontakt mit Private Equities durchaus Berührungsängste auf Seiten der Verkäufer, allein schon wegen des unterschiedlichen Wordings und der ganzen Anglizismen“, weiß der M&A-Berater. „Wer aber richtig sucht, findet aktuell sehr qualifizierte, branchenorientierte Beteiligungsgeber. Wir von match.IT raten unseren Mandanten deshalb immer zu einem Sondierungsgespräch. Bei der Gelegenheit erfährt man dann auch, wie das eigene Unternehmen aus Sicht der Finanzinvestoren wahrgenommen und bewertet wird.

Private Equity-Gesellschaften unterscheiden in der Regel zwei Arten des Invests: Beim Plattform-Investment kauft ein Unternehmen ein anderes, um daraus ein bestimmtes Thema zu entwickeln. Hier ist meistens eine gewisse Größe ausschlaggebend (EBIT und Umsatzvolumen). Bei der Add-on-Investition hingegen wurde die Plattform bereits aufgebaut. Die Investorengruppe beginnt dann um die Plattform herum mehrere Zukäufe zu tätigen. Hierfür ist dann gerade der IT-Mittelstand eine sehr attraktive Option.

Es darf an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben werden, dass Private-Equity-Investoren in der Regel eine Exit-Orientierung verfolgen. Gekaufte Unternehmen werden zumeist nach drei bis fünf Jahren an strategische Investoren oder weitere Private Equities wiederverkauft. Das Management bleibt häufig beim Einstieg einer Private Equity-Gesellschaft an Bord und die Investoren geben dabei die Möglichkeit einer Rückbeteiligung an der kaufenden Gesellschaft, von der man im Falle eines Wieder-Verkaufs dann sehr stark profitieren kann.

Wie sich die Private Equities in den kommenden Jahren am IT-Markt bewegen werden, bleibt abzuwarten. Im Moment zeigen sich manche etwas vorsichtiger. Es gibt aber nach wie vor viele große PE-Gesellschaften, die noch immer massiv zukaufen. „Insbesondere die Buy-and-Build-Strategien lösen einen regelrechten Nachfragesog aus, da sie immer weitere Add-on-Investitionen benötigen, um zu wachsen“, so die Bilanz von Ralf Heib. „Private-Equity-Gruppen werden deshalb auch weiterhin am IT-Markt eine gewichtige Rolle spielen und somit auch für Verkäufer eine interessante Option sein.“

Die letzte attraktive Option für den IT-Mittelstand sind sogenannte Family Offices, die in der Regel private Großvermögen verwalten. Sie sind auf der einen Seite Finanzinvestoren, grenzen sich aber von den Private Equities dadurch ab, dass sie eine längerfristige Haltedauer haben, das heißt, sie verfolgen keine Exit-Orientierung. Der Druck, den Unternehmenswert binnen kürzester Zeit zu steigern, herrscht dort also nur bedingt. Dafür muss von Anfang an eine deutliche Profitabilität und Stabilität eines Unternehmens gegeben sein, damit ein Familiy Office überhaupt investiert.

Dreistufiges Vorgehensmodell für M&A-Projekte im IT-Sektor

Laut den Experten von match.IT lässt sich der Unternehmensverkauf in drei Phasen unterteilen: Die Strategie- und Suchphase, die Verhandlungsphase und die Integrationsphase. Die erste Phase umfasst die Verkaufsstrategie. Hier wird die Story für den Marktangang entworfen und der Business-Plan abgestimmt. Dazu gehören auch entsprechende Dokumente, wie etwa der Teaser, der eine anonyme Kurzbeschreibung des Unternehmens enthält, dann das Exposé oder Informationsmemorandum, das einen umfassenderen Einblick in das Unternehmen gewährt; zuletzt die Long List mit den Investoren, die im Hinblick auf ein mögliches Kaufinteresse kontaktiert werden sollen. Daraus entsteht dann im Zuge der Erstgespräche mit den verschiedenen Investorenkandidaten die Short List mit denjenigen Firmen, mit denen konkrete Verhandlungen geführt werden sollen.

Die Verhandlungsphase beinhaltet zunächst das Durchführen von Management-Präsentationen gegenüber den Investoren, welche intensiv vor- und nachbereitet werden müssen. Zu einem definierten Meilenstein werden diese Investorenkandidaten dann aufgefordert, erste indikativen Angebote abzugeben, aus den die Unternehmensbewertung, die geplante Preis- und Transaktionsstruktur sowie die angestrebte Integrationsstrategie hervorgehen. Anschließend wählt der Verkäufer das Angebot aus, das seiner Meinung nach am besten ist, und beginnt in der Regel auf der Grundlage eines Vorvertrags (Letter of Intent) einen exklusiven Verhandlungsprozess mit dem ausgewählten Unternehmen. An dessen Anfang steht mit der Due Diligence eine intensive Prüfung der Unternehmenssituation aus den unterschiedlichen Perspektiven (Commercial, Financial, Legal, Tax, Governance etc.). Dem folgt die Verhandlung des Kaufvertrages mit der finalen Unterschrift und dem Übergang der Eigentumsverhältnisse (Signing and Closing).

Bereits mit der Verhandlungsphase beginnt der fließende Übergang zur Integrationsphase. In dieser dritten Phase geht es dann um die Integration des verkauften Unternehmens in die bestehende Unternehmenslandschaft des Käufers. Hierzu wird ein Masterplan erarbeitet, der die Kommunikation sowohl zu den MitarbeiterInnen als auch den Geschäftspartnern miteinschließt und einen besonderen Fokus auf das Change- und Culture-Management legt. Inwieweit der Integrationsplan fortschreitet, muss dann regelmäßig kontrolliert werden (Tracking & Controlling).

Die Auswahl des finalen Bieters ist also ein mehrstufiger Prozess. Den anonymen Teaser erhalten am Anfang vielleicht 25-50 Bieter. Herausgefiltert werden dann diejenigen, die sich am ehesten für ein Gespräch eignen. Indikative Angebote geben dann etwa noch drei bis fünf Bieter ab. Erst wenn ein Bieter übriggeblieben ist, wird diesem die gesamte Datenlage in einem virtuellen Datenraum offenbart, sodass man entsprechend einer Due Diligence in ganz konkrete Vertragsverhandlung gehen kann. „Länger als sechs bis neun Monate sollte ein solcher Verkaufsprozess nicht andauern, sonst wird auch das Management zu lange von der operativen Arbeit abgehalten“, rät Ralf Heib.

Preis ist nicht gleich Preis

Der ganze Transaktionsprozess kann auch mit Blick auf den Unternehmenswert als Value Chain bezeichnet werden. In der Strategie- und Suchphase sowie in der Verhandlungsphase geht es um die Wertermittlung des Unternehmens, ab der Integrationsphase steht dann die Werterhaltung und -realisierung im Vordergrund.
Für die relative Wertermittlung in der frühen Phase werden sogenannte Multiples verwendet. Hierfür wird im Regelfall der EBIT des eigenen Unternehmens mit Vergleichswerten aus der Branche multipliziert. In den nachfolgenden Verhandlungen erhöht sich dann der Detaillierungsgrad bis zu einer fundamentalen Bewertung des Unternehmens auf Basis der detaillierten Business Plan-Daten.
Wenn Verkäufer mehrere indikative Angebote erhalten haben, sollten sie diese genau prüfen. Hier gilt die Regel: Preis ist nicht gleich Preis. Wie setzt sich also die angebotene Preisstruktur im Einzelnen zusammen? Wie hoch liegt der Festpreis, also das, was direkt ausgezahlt wird? Gelten variable Preise, sogenannte Earn-Outs? Für welche Zeiträume werden diese definiert? Auf welcher Basis wurden die Zielgrößen gemacht? Und kann ich als Verkäufer diese Zielgrößen noch beeinflussen? Darüber hinaus gibt es noch etliche weitere Optionen zu berücksichtigen, etwa wenn der Eigentümer nach dem Verkauf noch weiter an Bord bleibt. Welches Gehaltspaket ist für ihn vorgesehen? Und wem gehört das überschüssige Cash im Unternehmen (cash and dept free-Klausel)? Erhält es der Verkäufer oder gehört es in Teilen schon dem Käufer? Wie sieht es mit Gewährleistungen und Garantie-Einbehalten aus? All diese Fragen müssen bei der angegebenen Preisstruktur berücksichtigt werden.

Erfolgsfaktoren für den Verkauf in Krisenzeiten

Wer heute sein IT-Unternehmen erfolgreich verkaufen will, benötigt eine klare, zukunftsfähige Vision, gepaart mit einem realistischen, nachvollziehbaren Business-Plan. Eine M&A-Transaktion hat darüber hinaus immer sehr viel mit konkreten Zahlen zu tun: Verkäufer müssen ihre eigenen Zahlen beherrschen und verstehen, wie sie die Profitabilität ihres Unternehmen gegenüber den Käufern transparent machen. Dazu gehören auch saubere Bilanzen und GuV-Rechnungen. „Wir erleben häufig die Situation, dass gerade kleinere Unternehmen sehr steueroptimierend agieren und dann natürlich keine beeindruckende Profitabilität in den Büchern vorweisen können“, erklärt Ralf Heib. „Hier bedarf es dann guter Argumente gegenüber dem Käufer, am besten mithilfe des Steuerberaters.“ Es lohne sich zudem, im Vorfeld einer Transaktion hier etwas aufzuräumen. Einige Mitarbeiter verfügen vielleicht noch über geringe Anteile, die sich bündeln lassen. Nicht selten ist die Bilanz auch verwildert durch verschiedene Gesellschafterkredite oder auch Pensionsverpflichtungen. Auch diese sollten idealerweise vorab bereinigt werden. „Während einer Transaktion können solche Punkte ansonsten zu langen, unbefriedigenden Diskussionen führen. Deshalb lohnt es sich, diese vorher zu bereinigen.“

Gerade für kleinere Unternehmen ist es wichtig, den potentiellen Käufern eine überlebensfähige Organisation aufzuzeigen. Überlebensfähig in dem Sinne, dass es bspw. ein mittleres Management gibt und auch gewisse Standards wie etwa definierte Geschäftsprozesse und etablierte Vertriebsstrukturen existieren. Es muss der Eindruck vermittelt werden, dass die Abläufe auch ohne den Gründer und nach dem Verkauf reibungslos ineinandergreifen. „Verkauft wird am Ende die Zukunft eines Unternehmens, nicht die Vergangenheit“, bringt es Ralf Heib auf den Punkt. Deshalb ist es auch sehr wichtig, die Motivationslage des Verhandlungspartners zu verstehen und die eigene Story daraufhin auszurichten. Im Vorfeld sollte man sich genau fragen: Wer sitzt mir gegenüber? Was sind dessen Ziele? Wie tickt ein Private Equity oder ein strategischer Investor? Was will der potentielle Käufer hören und was nicht? Im eigentlichen Verhandlungsprozess ist dann wiederum Flexibilität gefragt. Insbesondere, wenn es um Preise oder Earn Outs geht. Bei zu starren oder auch überzogenen Preisvorstellungen rennen Verkäufer häufig gegen Wände. „Gerade in Krisenzeiten ist es relevant, den Such- und Verkaufsprozess strukturiert aufzusetzen und durchzuführen“, so die finale Empfehlung von Ralf Heib. Verkäufer sollten sich deshalb ein klares Bild machen, mit welchen Mitteln und in welchem Zeitraum sie den Verkauf realisieren wollen. „Ich kann mich in der heutigen Zeit nicht mehr darauf verlassen, dass schon morgen ein Investor an meiner Tür klopft und mir ein lukratives Angebot vorlegt. Stattdessen muss man proaktiv sein und sich die Verkaufschancen selbst erarbeiten, am besten, indem man einen strukturierten, professionellen M&A-Prozess aufsetzt.“

WEITERE INFORMATIONEN

Familie Wallner betreibt in Wolnzach bei Pfaffenhofen an der Ilm ein VW-Autohaus, ein Unternehmen für Landtechnik sowie eine Reihe weiterer Unternehmungen im technischen Umfeld. Die Wallner Landtechnik KG hat eine Vielzahl von Maschinen, Geräten und zugehörigen Serviceleistungen aus dem Bereich Land- und Forstwirtschaft im Angebot. Dies alles ist mit komplexen Anforderungen an die kaufmännische Verwaltung verbunden, die nur mit einer weitgehenden Digitalisierung der Unternehmensabläufe erfolgreich zu bewältigen sind. Ein wichtiger erster Schritt in diese Richtung war dieses Jahr die Einführung von FibuNet webIC als Software für die elektronische Rechnungsbearbeitung, um die Prozesse der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe zu verbessern und zu beschleunigen.

Bereits seit über 12 Jahren nutzen die beiden Gesellschaften Autohaus Wallner KG und Wallner Landtechnik KG die FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware. Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen von VW- Händlern und VW-Servicebetrieben umfassend und präzise ab. Die FibuNet-Software erfordert im Rahmen einer typischen Einführung in diesem Branchenumfeld keine Softwareanpassungen bzw. Programmerweiterungen.

Die Firma MK IT-Service Michael Könecke e.K., die seit über 20 Jahren als FibuNet- Vertriebspartner tätig ist, hat FibuNet 2010 bei der Autohaus Wallner KG eingeführt. Anlass war, dass die damals im Einsatz befindliche COMET-Software durch eine moderne Buchhaltungssoftware ersetzt werden sollte, die den stetig steigenden technologischen und fachlichen Anforderungen gerecht werden konnte. So hat beispielsweise FibuNet die spätere Umstellung auf den Branchenkontenrahmen SKR 51 sowie die dann folgende Umstellung auf das Dealer-Management-System CROSS problemlos unterstützt.

Nach positiv verlaufener Evaluierung der Anforderungen der Wallner Landtechnik KG wurde entschieden, auch hier die bestehende Buchhaltungssoftware auszuwechseln und FibuNet einzuführen. Die systemtechnische Anbindung an die dort im Einsatz befindliche Warenwirtschaft COSware konnte reibungslos über die standardmäßig in beiden Systemen angelegte DATEV-Export-/Importschnittstelle realisiert werden.

Die zunehmende Digitalisierung bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen geht auch an Autohaus und Landtechnik Wallner nicht spurlos vorüber. So gehen beispielsweise die Eingangsrechnungen größtenteils in elektronischer Form per Mail ein und wurden bis Ende letzten Jahres zur weiteren Bearbeitung noch ausgedruckt. Insbesondere die seit 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellten Wallner bei diesem Vorgehen zunehmend unter Handlungsdruck. Die naheliegende Lösung bot die Einführung von FibuNet webIC für die digitalisierte Rechnungsbearbeitung.

In FibuNet webIC werden die relevanten Buchhaltungsdaten aus den elektronischen Eingangsrechnungen extrahiert und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Die digitalen Belege sind unmittelbar mit Übernahme ins webIC GoBD-konform hinterlegt und digital verfügbar. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können entsprechende Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Innerhalb des integrierten Workflows prüfen berechtigte Benutzer die auf sie entfallenden Belege und geben diese zur Zahlung frei.

Die Einführung und Schulung seitens MK-IT-Service Michael Könecke e.K. erfolgte in den Wallner-Unternehmen auf Basis des vorkonfigurierten Workflows reibungslos und schnell. Neben der Einhaltung der GoBD hat sich die Kontrollfähigkeit deutlich verbessert. Gleichzeitig wird bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen erheblich Zeit eingespart. Im Rahmen der Bearbeitung wird ein Großteil der Vorkontierung bereits mit erledigt. Aufgrund der hohen Integration können alle buchungsrelevanten Daten und Belege auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen werden, ohne dass gesonderte Eingaben erforderlich sind.

„Mit FibuNet webIC die Digitalisierung der kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse zu starten, war sehr ermutigend“, so Katharina Rauscher, Buchhaltung Wallner Landtechnik KG und Ernst Richter, Projektleiter für beide Firmen. „Der Anlass der Einführung von FibuNet webIC war zwar vorrangig die Einhaltung der GoBD, die Vorteile in Bezug auf Transparenz und Zeitgewinn in der praktischen Anwendung sind aber offensichtlich. Hinzu kommt die problemlose und schnelle Einführung in Verbindung mit dem geringen Schulungsaufwand.“

WEITERE INFORMATIONEN ZU FIBUNET

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen nehmen Dokumenten-Management-Systeme eine immer größer werdende Rolle ein. Sie sind die Verwalter, die Archivare und ganz wichtig, die Bereitsteller von Daten und Informationen. Das weiß auch der dpunkt.verlag und hat das Fachbuch mittlerweile in der 6. Auflage veröffentlicht. Die druckfrische Ausgabe beleuchtet die Technologie aus allen Blickwinkeln. Als Open-Source-Hersteller durfte BITMi-Mitglied agorum Software einen Referenzbericht aus dem Energiehandel beitragen:

Die Winkler GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Unternehmen aus dem hessischen Viernheim und seit dritter Generation im Energiehandel tätig. Der gesamte Bestell- und Rechnungsprozess war in der Vergangenheit sehr zeitintensive und papierbasiert. Der Referenzbericht von agorum im Fachbuch beschreibt die Umstellung der analogen Prozesse hin zu digitalisierten. Beispielsweise die Bearbeitung von Sammelrechnungen, die in der Vergangenheit tagesfüllende Aufgaben waren und heute nur noch zwei Minuten dauern.

Weitere Informationen zu dem Fachbuch und somit auch zum Referenzbericht der agorum Software GmbH finden Sie hier.