Die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH betreibt in Süd- und Ostdeutschland rund 60 Tankstellen. Der Rechnungseingang aus der täglichen Abrechnung des Kraftstoffgeschäfts sowie Lieferantenrechnungen für Wartung, Instandhaltung und Investitionen bestimmen – in Verbindung mit deren Prüfung – zunehmend das Tagesgeschäft. Um die damit verbundenen Prozesse möglichst effizient abzuwickeln, wurde mit der erfolgreichen Einführung der FibuNet-Software webIC für Rechnungsbearbeitung ein erster Digitalisierungsschritt in der Verwaltung eingeleitet.
Anfang 2019 wurde entschieden, FibuNet webIC als Software für die Rechnungsbearbeitung einzuführen. “Unsere Mitarbeiter in der Zentrale sollen möglichst wertschöpfend tätig sein. Zu viel manuelle Arbeit, beispielsweise im Rahmen der Rechnungsprüfung, ist da nicht zielführend“, so Tobias Lanzerstorfer, Geschäftsführer der VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH. „Zudem kam es krankheits- und urlaubsbedingt immer wieder zu Bearbeitungsstaus. Rechnungen blieben auf den Schreibtischen liegen, waren dann nur schwer auffindbar.“
Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC werden nun die jährlich rund 7.000 Eingangsrechnungen bei der VEWAG sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels der OCR-Software wird der Großteil der Daten automatisch ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden sofort an die zuständigen Prüfungskreise weitergeleitet. Dadurch ist ein schneller Zugriff auf alle Rechnungsdaten möglich, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen.
Laut Tobias Lanzerstorfer ist die VEWAG dem Ziel, die Effizienz in den kaufmännischen Prozessen zu erhöhen, einen erheblichen Schritt nähergekommen. Rechnungen bleiben jetzt nicht mehr liegen und die Einhaltung von Skontofristen kann gewährleistet bzw. Mahngebühren vermieden werden.
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