Digitale Rechnungsverarbeitung – ein Überblick
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform ist zeitaufwändig und damit teuer. In Zeiten der Digitalisierung liegt die Umstellung auf digitale Eingangsrechnungsverarbeitung nahe. Doch was versteht man genau darunter? Welche konkreten Vorteile bietet der digitale Prozess und welche Lösungsansätze gibt es?
Die 5 Elemente einer digitalen Rechnungsverarbeitung
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein sehr strukturierter Prozess. Er folgt einem immer gleichen Ablauf. Eingehende Rechnungen werden zunächst auf formale Richtigkeit geprüft. Anschließend durch den zuständigen Mitarbeiter auf sachliche Richtigkeit geprüft und kontiert. Die Buchhaltung verbucht schließlich die Rechnungen und überweist die Beträge bei Fälligkeit. Am Ende der Bearbeitung werden die Eingangsrechnungen archiviert.
Die digitale Rechnungsverarbeitung läuft prinzipiell genauso ab. Allerdings gibt es einen neuen ersten Schritt und natürlich Unterstützung durch die Technik. Der digitale Rechnungsworkflow läuft wie folgt ab:
- Scannen der Eingangsrechnungen
- Extraktion der wichtigsten Informationen der Rechnung und Zuordnung zu einem Rechnungsprüfer
- sachliche Prüfung und Freigabe
- Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen
- rechtssichere Archivierung der Eingangsrechnungen
Das Scannen der Rechnungen wird meist mit einem Arbeitsplatzscanner in der Poststelle erledigt. Scanner gibt es heute in allen Leistungsklassen. Für ein mittelständisches Unternehmen reichen hier Geräte aus, die nur wenige hundert Euro kosten. Die Nutzung bereits vorhandener Multifunktionsgeräte ist ebenfalls ein kostengünstiger Weg, der zusätzliche Kosten vermeidet.
Am Ende des Prozesses soll die Rechnung automatisch verbucht werden. Daher nutzt man nach dem Scannen Technologien, die die automatische Extraktion der wichtigsten Daten der Eingangsrechnung ermöglichen. Hierzu gehören die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Kreditor und die Rechnungsbeträge einschließlich der Mehrwertsteuer. Dabei kann sogar der Rechnungsprüfer automatisch ermittelt werden, sofern ein entsprechendes Regelwerk vorliegt. Ist dies nicht der Fall, wird er Prüfer manuell zugeordnet.
Die Buchhaltung überprüft am Ende die gesammelten Daten. Sind diese korrekt, können die Eingangsrechnungen über eine Schnittstelle automatisch im Buchhaltungsprogramm verbucht werden. Vor dort erfolgt die Bezahlung. Die digitalen Eingangsrechnungen werden digital und rechtssicher archiviert. Dazu gehöht auch die automatische Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Dabei ist zu beachten, dass der gesamte Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung GoBD konform sein muss. Dazu gehört auch eine angemessene Verfahrensdokumentation.
Digitale Rechnungsverarbeitung – handfeste Vorteile
Durch die Digitalisierung des Rechnungsworkflows profitieren Sie gleich mehrfach. Die Zeiten für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen sinken drastisch. Auch die Buchhaltung profitiert. Sie verfügt im neuen Prozess über einen sogenannten Rechnungsmonitor. Sie kann also jederzeit sehen welche Eingangsrechnungen im Haus sind und in welchem Status sich diese befinden. Entgangenes Skonto gehört also der Vergangenheit an. Ein weiterer Vorteil, der bares Geld wert ist. Auch die Suche nach Rechnungen im Rahmen des Monatsabschlusses gehört der Vergangenheit an.
Die Eingangsrechnungen werden natürlich auch digital archiviert. Dadurch können Sie Eingangsrechnungen wesentlich schneller wiederfinden, als wenn Sie nach einer Papierrechnung suchen.
Die Einsparungen durch eine digitale Rechnungsverarbeitung lassen sich konkret beziffern. Man geht landläufig von Kosten in Höhe von 20 € für die Bearbeitung einer Papierrechnung aus. Mit der Digitalisierung dieses Prozesses sparen Sie ca. 80 %, also 16 € pro Rechnung ein. Je 100 Rechnungen pro Monat sparen Sie also 1.600 € ein. Dabei ist die Ersparnis durch die erhebliche verkürzte Suche nach bereits abgelegten Rechnungen noch nicht berücksichtigt.
Und was ist mit Rechnungen, die per Mail eingehen?
Grundsätzlich durchlaufen Rechnungen, die per Mail eingehen, denselben Prozess. Das bedeutet, dass Sie Ihre digitale Eingangsrechnungverarbeitung, die Sie für Papierrechnungen nutzen, ebenso für per Mail eingehende Rechnungen nutzen können. Da diese Rechnungen jedoch bereits in digitaler Form vorliegen, entfällt natürlich das Scannen.
Viele Unternehmer übersehen bisher, dass es konkrete rechtlichen Anforderungen bei der Verarbeitung originär digitaler Rechnungen gibt. Sie sind als Unternehmen verpflichtet, digital eingehende Rechnungen auch digital aufzubewahren. Es ist nicht zulässig, digitale Rechnungen auszudrucken und die originale Datei zu löschen. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist also ein weiteres Argument für die Umstellung auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.
Digitale Rechnungsverarbeitung mit einem DMS-System
In der Vergangenheit wurde die digitale Rechnungsverarbeitung meist von DMS-Herstellern angeboten. Diese Systeme kommen aus dem Bereich der Archivierung und waren lange Zeit Standard wenn es um die Digitalisierung von Papier ging.
DMS Systeme sind zweifellos ausgereift und verfügen über einen hohen Leistungsumfang. Dabei wird oft übersehen, dass es sich fast ausnahmslos um Software handelt, die bei Ihnen im Unternehmen installiert und betrieben wird. Dies bedeutet hohe Investitionen in Soft- und Hardware. Um einen digitalen Eingangsrechnungsprozess einzuführen, ist ein aufwändiges Customizing des Systems notwendig. Dies geht regelmäßig mit hohen Projektaufwänden und Risiken einher. Außerdem ist der Betrieb solcher System teuer, da regelmäßige Updates der Software und Upgrades der Hardware notwendig sind.
Kein Frage, diese System rechnen sich. Dennoch fressen die hohen Anschaffungs- und Betriebskosten einen guten Teil der Einsparungen wieder auf.
Digitale Rechnungsverarbeitung aus der Cloud
Seit einiger Zeit kommt eine ganz neue Gattung Software auf den Markt. Sogenannte Collaboration Plattformen oder auch digitale Arbeitsplätze finden immer mehr Verbreitung. Einige dieser Plattformen bieten nun auch die Möglichkeit zur digitalen Rechnungsverarbeitung.
Die Vorteile sind überzeugend. Es sind keine Investitionen in Software oder Hardware notwendig. Die Betriebskosten entfallen vollständig, da diese vom Anbieter übernommen werden. Lediglich ein geringes Maß an Customizing und die Schulung der Mitarbeiter sind notwendig. Die entsprechende Prozessdokumentation ist deutlich einfacher, da der Prozess standardisiert ist und weniger Systeme betrifft.
Auf diese Weise rechnet sich eine digitale Rechnungsverarbeitung auch für Unternehmen mit einer kleineren Anzahl von Eingangsrechnungen.
Fazit
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform ist zeitaufwändig und damit teuer. Der digitale Rechnungsprozess spart enormes Geld und erhöht die Transparenz. Mit Hilfe von Cloud-Lösungen wird die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung zum Kinderspiel. Wer jetzt nicht umstellt, verschenkt weiter Tag für Tag bares Geld. Geld, das besser in neue Produkte, besseren Service und Kundenakquise gesteckt werden kann.
Dabei ist die Einführung durch neue Cloud-Lösungen extrem einfach geworden.
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