Krause-Biagosch ist die größte operative Gesellschaft des Teilbereichs Technoprint der HORSTMANNGROUP und war einer der ersten FibuNet-Kunden überhaupt. Seit inzwischen über 30 Jahren unterstützt die FibuNet Finanzbuchhaltung einschließlich Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung die kaufmännischen Prozesse in diesem Unternehmen und den anderen Gruppengesellschaften.
Wegen der langjährigen Nutzung der FibuNet-Software lag es nahe, die an die Finanzbuchhaltung angrenzenden Prozesse der Rechnungsbearbeitung mithilfe von FibuNet webIC zu automatisieren. FibuNet webIC leitet auf elektronischem Wege eingegangene oder eingescannte Rechnungen in einen digitalisierten Genehmigungslauf weiter. Gesteuert vom integrierten Workflow prüfen bzw. genehmigen berechtigte Benutzer die Rechnungen in einem Vorgang nach einem rollenbasierten Regelwerk, das auf einfache Art nach den Kundenvorgaben konfiguriert wird. Alle Daten einschließlich Kontierungsvorschlag, digitale Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge werden am Ende des Prozesses auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen.
Das Einführungsprojekt für webIC sah zunächst eine Pilotierung bei der M. Mühl & Co. GmbH vor. Nach erfolgreicher Inbetriebnahme Ende 2021 startete im Februar 2022 die Einführung bei Krause-Biagosch. Als weitere Ausbaustufe wurde das System um die OCR-Erkennung CaptureThis! der Firma CADOSYS ergänzt. Auf diesem Weg können die Buchungsdaten nun zunehmend automatisiert aus den Eingangsrechnungen ausgelesen werden.
Im Rahmen der Einführung von FibuNet webIC in beiden Gesellschaften waren keine Softwareprogrammierungen erforderlich. Neben der Installation und Schulung bestand die Hauptarbeit in der Erarbeitung und internen Abstimmung der Sollprozesse. Der in FibuNet webIC integrierte Workflow musste daraufhin lediglich mit Hilfe des einfach zu bedienenden, grafischen Workflow- Designers angepasst werden. Seit Ende April 2022 ist FibuNet webIC bei Krause-Biagosch produktiv im Einsatz und soll nun auf weitere Gruppengesellschaften ausgeweitet werden.
Laut Herrn Frank Erxmeier, Leiter Rechnungswesen des Bereiches Technoprint und Projektleiter, haben sich die Erwartungen an die Einführung von FibuNet webIC erfüllt. „Aufgrund der einfachen Handhabung des Systems konnten wir uns auf die Abläufe an sich konzentrieren. Die gute Nachvollziehbarkeit im Aufbau und in der Darstellung im webIC hat geholfen, schnell Akzeptanz zu erreichen und alle Beteiligten auf dem Weg mitzunehmen. Das Endergebnis ist eine erhebliche Verbesserung bezgl. Steuerung und Durchsatz in der Rechnungsbearbeitung.“